Assistant de site (H/F) - Meyzieu

L’assistant(e) de site est chargé de gérer toutes les activités à caractère administratif du site.

1. Il/elle gère les relations avec le client.
2. Il/elle encadre opérationnellement des responsables navires et levage, un ensemble de chefs d’équipes et/ou d’opérateurs dans le cadre d’une ou plusieurs activités.
3. Il/elle organise, réalise, surveille et monitore les prestations définies dans le respect des exigences contractuelles, ainsi que des directives, procédures et modes opératoires internes ; veille à l’animation des top5 de ses équipes, explique les objectifs, partage les résultats et favorise les idées d’amélioration dans les domaines SQDCT ; accompagne, forme, et sanctionne éventuellement ses collaborateurs.
4. Il/elle reporte quotidiennement au Directeur de Site pour piloter les activités.

Vos missions

• Assurer le standard et l’accueil des visiteurs
• Effectuer les tâches de secrétariat courant (frappe de courriers, notes et classement…)
• Faire la facturation client
• Participer au développement commercial des sites de Meyzieu et Saint-Quentin-Fallavier
• Faire le lien avec les services supports du siège (RH, achats, comptabilité, …)
• Gérer, contrôler et suivre la formation et les habilitations (CACES, pontier….)
• Gérer, contrôler et suivre les heures de main-d’œuvre, les heures de modulation et les différents compteurs de congés (HOROQUARTZ)
• Pouvoir à vérifier les tarifications en vigueur
• Programmer et suivre les visites médicales
• Recenser, vérifier et transmettre les éléments nécessaires au reporting Flash mensuel
• Rédiger les déclarations d’accidents de travail et assurer leur diffusion aux différents organismes et aux services su siège
• Rédiger les demandes d’achat, les commandes, vérifier les factures, les enregistrer sur SAGE X3 et les   transmettre au service comptabilité du siège (via scan :  factures dématérialisées)
• Remonter les dysfonctionnements auprès de sa hiérarchie par les moyens définis à cet effet
• Respecter et appliquer les règles liées à son poste de travail, qualité, santé, hygiène, sécurité
• Tenir à jour les affichages obligatoires
• Tenir à jour les registres obligatoires (Entrées/Sorties du personnel – Inspection du travail…)
• Vérifier la conformité et suivre les contrats intérimaires dans l’outil PEOPULSE
• Gestion des frais du personnel 

Profil recherché

• Connaissance du milieu industriel souhaitée
• Expérience à ce type de poste de plus de 5 ans demandée
• Disponibilité pour 1 déplacement par semaine à prévoir sur le site de St Quentin Fallavier  (Frais de déplacement pris en charge par la société)
• Bonne capacité rédactionnelle.

Savoir-être 

• Chercher à optimiser sa fonction (accroître la qualité de son travail, apporter des idées)
• Coopérer et collaborer avec ses collègues
• Donner une bonne image de l’entreprise / du service, dans sa relation avec les clients (internes et/ou externes)
• Être dynamique, réactif
• Être respectueux des engagements de l’entreprise en matière de législation (HSE, santé, législation douanière, confidentialité, …), de planning, de qualité, etc.
• Respecter les délais
• Avoir le sens du contact humain et de la relation client
• Transmettre et communiquer l’information de façon claire et précise
• Travailler en toute confidentialité avec les informations transmises

Salaire : selon profil

Horaires : 08h - 12h30 & 13h30 – 16h00 du lundi au vendredi

Prise de poste : Dès que possible